PowerPoint: Conseils pour une présentationPowerPoint: Conseils pour une présentation|
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Général |
Voici
les étapes à suivre pour une présentation.
- Accumuler la matière nécessaire pour la présentation; beaucoup plus que nécessaire.
- Préparer la présentation dans le logiciel. La présentation doit être bien "construite".
- Préparer à donner la présentation; se préparer, s'équiper en matériel, préparer le local de présentation.
- Donner la présentation.
- Rétroaction (feedback) du public; Pour mieux être prêt pour la prochaine présentation.
Les principales
raisons pour une présentation sont pour informer, pour persuader ou demander
un appel à l'action. Elle n'est pas faite pour distraire. Utilisez des
objets supplémentaires tels qu'un graphique, un dessin, une animation pour
améliorer la compréhension du message.
La première
question à poser après avoir accepté de donner une présentation
est de savoir combien de temps qui vous est alloué. Ceci va affecter grandement
le genre de présentation que vous allez donner.
Commencer
par la fin. Donner votre conclusion et prenez le reste du temps, pour l'expliquer.
N'oubliez pas un rappel à la fin de la présentation.
Le texte
des diapositives est composé de mots-clés. C'est à vous de les
expliquer et de leur donner un sens.
Lisez
les astuces offertes à l’ouverture du programme PowerPoint. Ils peuvent
améliorer votre présentation et vous évitez quelques pièges.
Ne pas
surcharger une diapositive. L’audience doit être en mesure de trouver
rapidement le point principal de la diapositive. Soyez clair et précis.
L'important est votre présentation et non les effets spéciaux que
vous pourriez ajouter à vos diapositives.
Si nécessaire,
remettre un document de rappel de la présentation à la fin de celle-ci.
Sinon, tout le monde aura lu votre présentation avant même que vous
l'ayez commencé.
Soyez
consistant. Utilisez le même fond de présentation (modèle), le
même type de caractère à la même taille à travers toute
votre présentation. Ceci facilite la lecture de votre texte
Il est
possible de rechercher et de remplacer un mot.
Ex. : Les avantages pour la compagnie X de votre présentation
du matin peuvent rapidement devenir ceux de la compagnie Y pour celle de
l’après-midi.
Utilisez l’option remplacer du menu Édition.
Le genre
d'équipement, de local et de préparation pour la présentation
varie selon la taille du groupe auquel vous allez présenter. Il y a trois
catégories : de 1 à 3 personnes, de 4 à 25 personnes et 25 et
plus.
Ne mettez
pas plus de 6 points par diapositive pour les listes à puces (bullet chart).
Avant
de présenter, utilisez le correcteur d’orthographe sous le menu Outils.
Vous pourriez vous éviter de petites erreurs embarrassantes.
Le titre
principal de la diapositive doit être sur une seule ligne. Limitez-vous
à un maximum d’entre 5 à 7 mots pour le titre.
Le sous-titre
est un résumé de la diapositive et peut quelques fois prendre plus
d’une ligne.
Pour terminer
la présentation en douceur, ajoutez une diapositive noire à la fin
de la présentation. Ainsi, quand le diaporama se termine, vous ne retournerez
pas en mode diapositive.
Au début
de la présentation, informez le public si vous préférez être
interrompu pour des questions durant la présentation ou que vous préférez
recevoir des questions à la fin de celle-ci.
Au début
de la présentation, informez le public si vous préférez qu'il
pose des questions durant la présentation ou après dans une période
de questions et réponses (Q&A). Pour un grand groupe, il est préférable
d'avoir un ton plus formel. La phase Q&A est préférable pour de
petits groupes. Mais j'ai suivi une excellente présentation pour un public
de 400 personnes ayant à la fin une période Q&A.
Soyez
honnête. Si vous n'avez pas la réponse à une question, dites-le
immédiatement. Si la personne veut cette information, vous pourrez la contacter
plus tard avec la réponse.
Donner
le temps au public de prendre des notes.
Variez
le ton de la voix sur les points importants de votre présentation ou selon
la matière présentée. N'en mettez pas trop !
Dès
que vous savez que vous aurez une présentation à donner, visiter le
lieu de la présentation. Informez-vous sur la disponibilité du local
et du matériel disponible. Peut-être ont-ils des ressources que vous
n’auriez pas imaginées telles que du matériel spécial pour
les présentations. Ex. : vidéo, écrans géants, projecteurs
pour ordinateurs etc. Y a-t-il un technicien sur place pour aider lors de l'installation
de l'équipement ? Est-ce que le local est assez confortable pour la présentation
? Est-ce que tout le monde est capable de lire confortablement le texte de votre
présentation ? Même à l'arrière du local ?
Avant
le grand jour de la présentation, prenez le temps de réserver le local
avec tout l’équipement nécessaire pour pratiquer votre présentation.
C’est le moment de vérifier quelques points. Est-ce que les personnes
au fond du local peuvent lire le texte projeté sur l’écran géant?
Est-ce que la police de caractère rend la lecture du texte difficile?
Est-ce que ces mêmes personnes seront capables de vous entendre
au bout de la salle ?
Faire
la mise au point du diaporama sur l’ordinateur qui va servir à la
présentation. Cette précaution permet de détecter les éventuels
problèmes techniques.
Assurez-vous
que la police de caractère soit assez grande pour être lisible même
à l’arrière du local de présentation. Pour les pages commentaires,
le texte doit être lisible lorsqu'on tient la page à bout de bras.
Même
avec toutes ces préparations, assurez-vous d’avoir un plan de contingence.
Si l’ordinateur ou le projecteur est défectueux, vous pouvez aussi
avoir des feuilles transparentes en cas de difficulté majeure. Au mieux,
vous pouvez louer un ordinateur pour la période (attention au dépôt),
installer votre logiciel de présentation, installer votre présentation
et encore être prêt à temps pour le public.
Faites
une copie de sécurité de votre présentation: sur disquette, sur
disquette LS-120 ou Zip drive. Certains présentateurs ont même placé
une copie de leurs présentations sur le Web ou une copie de leur document
sur l'Internet. La présentation est donc disponible à partir de n'importe
quel ordinateur relié à l'Internet.
Apportez
une barre d'alimentation (power bar), ayant une protection contre les survoltages
et contre l'électricité statique. Ce n'est surtout pas le temps de
perdre votre ordinateur. Une rallonge aussi !
Retirez
l'écran de veille (screen saver) avant de donner la présentation.
Ce n'est pas le temps qu'il s'active durant la présentation.
Essayez d’avoir
le meilleur contraste possible entre votre texte et le fond de votre présentation.
Pour des
diapositives de 35mm, il est préférable d’avoir un arrière
plan sombre.
Pour avoir
le meilleur effet possible, utilisez 2 ou trois couleurs pour la diapositive.
Ne pas
utiliser les couleurs rouges ou vertes pour mettre de l’accent sur un mot
ou sur un objet. Entre 10 % et 15 % de la population éprouvent de difficulté
à différencier ces couleurs.
Utilisez
une seule police de caractère: Helvetica, Times ...
Utilisez
la taille de la police et un effet tel que mettre en gras ou en italique pour
ajouter de l’emphase. Utilisez une police de caractère sans sérif
pour une meilleure lisibilité.
Ex: Avec sérif T sans
sérif T
Ne pas
écrire de texte en majuscule. Utilisez les majuscules seulement pour la
première lettre d’une phrase.
Vous pouvez
mettre un peu de piquant en changeant la police de caractère pour un effet
spécial. Ne réutilisez pas cette police à tout moment; seulement
une ou deux fois durant votre présentation.
La couleur
blanche et jaune sont les meilleures pour le texte.
Mettez de
l’accent sur la partie du graphique qui devrait intéresser les spectateurs
en utilisant une couleur plus brillante, un motif qui pique l’intérêt
ou en atténuant les autres informations.Vous pouvez
accomplir une rotation du graphique sur les trois dimensions pour donner le meilleur
effet au graphique. Ajouter un
arrière plan au graphique au lieu d’avoir un fond blanc. Ajouter une
image au graphique qui aide à mieux interpréter le résultat du
graphique. Ex. : Une flèche pointant vers le haut pour démontrer une
hausse des profits.
Utilisez
la règle K.I.S.S. (Keep it simple stupid). Utilisez des termes simples connus
du public ciblé. Éviter
de mettre trop d’objets sur une diapositive. Ajouter un objet, ou du texte,
si celui-ci aide à l’interprétation de la diapositive. L’objectif
principal de toute présentation est que le message est clair et bien compris
par l’audience.
Prenez de
la pratique. Une fois faites, demandez à une âme charitable de vous
écouter. Ensuite, demandez une critique constructive sur votre présentation.
Demandez quels sont les points forts ainsi que les points faibles. Qu’est-ce
qui a été mal compris ? Qu’est-ce qui a besoin de polissage ou
de révision ?
Si vous
pouvez l’organiser, enregistrer votre présentation sur vidéo.
Vous pourrez réviser vous-même votre présentation:
Est-ce
que vous réutilisez souvent les mêmes mots ?
Est-ce
que vos explications sont compréhensibles ?
Est-ce
que votre voix est claire ?
Est-ce
que votre corps prend une position raide ou anormale?
Ne pas
apprendre par coeur votre présentation. Il devient rapidement évident
pour l’auditoire que vous récitez un texte. Les personnes assemblées
perdent l’intérêt et s’endorment sur leurs chaises. Basez-vous
sur des thèmes et des points à couvrir.
Rien
dans les mains. Rien dans les poches. Et surtout pas les mains dans les poches
!
L’intérêt
pour un sujet, c’est contagieux ! Surtout si le sujet est bien expliqué
dans des termes que l’audience comprend.
Préparez-vous
une feuille avec les points à couvrir. Celle-ci ne devrait pas avoir plus
qu’entre 10 et 15 mots pour couvrir votre présentation au complet.
Vous devez
encore vous préparer. Maîtrisez la matière que vous avez à
présenter. Même si votre présentation doit être qu’un
survol sur un sujet. Vous pourrez approfondir sur demande sur un point en particulier,
ou apporter des clarifications sur un point. Ceci implique aussi une cueillette
d’information plus importante que pour juste couvrir la base sur le sujet.
Vous devez en devenir un expert.
Creating dramatic graphics for your next office présentation., Ralph Blodgett, Windows Magazine, Vol. 3, no. 8, septembre 1992, p. 154
Show and tell, Dona Z. Meilach, Windows Magazine, Vol. 7, no. 3, mars 1996, p. 214
Comment parler en public, Dale Carnagie, Les éditions Québécor, 1994, 203 pages
Anatomy of a great presentation, Patricia Calderon, Windows Magazine, juin 1998, p. 200
50 ways to make your company's tale memorable, les éditeurs, Mobile computing & communications, septembre 1998, p. 74
Modifié le 20 décembre 2006
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